解説動画
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今までは基本の部分に触れてきましたが、今回は応用的な要素まで含めてデータベースを整理します。一見複雑のように見えますが、データベースは極めてシンプルです。
本ページでは網羅的に解説を行うため、気になる部分に絞って学んでもらってもOKです。
データベースの構成要素の整理
今までは基本の部分に触れてきましたが、今回は応用的な要素まで含めてデータベースを整理します。
右図の４つに分けて理解するのが良いです。
- 「データソース」で表示するデータを決定し
- 「ビュー」で目的に合わせて表示形式を決め
- 「フィルター・並び替え」でデータの中から表示するデータを限定し
- 「ビューの応用的な設定」で細かいビューの設定をする
４の設定は非常に細かい部分ですので、次セクションにて解説します。
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各構成要素の説明
各構成要素に関して、網羅的に説明します。
データベースのタイトル・データソース：プロパティの活用例
データベースがページの集まりであることやプロパティの追加に関しては今まで学んできました。
今回はプロパティ一覧と細かな設定及び具体的な操作方法を紹介します。
プロパティ一覧
タイトル
データベースに必須のプロパティです。
このプロパティ列に
「開く」ボタンがあります。書体変更や改行は行うことができません。
テキスト
テキストを入力することができます。
テキストの色や書体を変えることができます。プロパティ内での改行は
「Shift + Enter」です。
数値
数値を入力することができます。
数値・パーセント・通貨など数値の種類に合わせて、書式や表示形式を変更できます。
日付
日付を入力することができます。
日付/時刻の形式、終了日や時間の入力まで細かく行うことができます。
リマインダーをも設定することができます。
終了日の入力を楽に行う方法
開始日を選んだ後に、
Shiftを押しながら終了日をクリックすることで終了日が入ります。
ユーザー
ワークスペースに参加している人を選択することができます。
デフォルトで作成者を入れることもできます。
セレクト
選択肢を登録でき、入力の手間を省くことができます。
選択肢の名前やタイトルの変更、並び替えをすることができます。
選択肢を一括で登録する方法
- テキストプロパティを追加します。
- 選択肢を
「,」で区切り、入力します。（例：「りんご, バナナ, にんじん 」と入力）
- その後にプロパティをセレクトに変換します。
マルチセレクト
セレクトと同様ですが、複数の選択肢を入力ことができます。
ステータス
セレクトと同様、状況の管理のためのプロパティです。
追加後は
「Not Started」「In Progress」「Done」ですが、選択肢の追加・編集を行うことができます。
ステータスはセレクトの形式とチェックボックスの形式を選択することができます。セレクトとの違い
データベースは縦の計算を行うことができます。ステータスの場合は各要素ごとの割合を表示できますが、セレクトの場合はできません。
最終更新者・最終更新日時・作成者・作成日時
該当する内容が自動で入ります。新しい順で表示したい場面で使用します。グループで使用する場合には最終更新者や作成者は有効です。
その他には、「ファイル・メディア」「チェックボックス」「URL」「メール」「電話」もあります。
「関数」「リレーション」「ロールアップ」は次セクションにて解説します。
プロパティの編集をする方法
<やり方①>
- 列の先頭をクリック
「プロパティを編集」をクリックすることで下の編集画面に飛ぶことができます。
<やり方②>
- データベース右上の
「･･･」をクリック
- プロパティをクリックし、編集したいプロパティを選択しましょう。
データベースの操作画面の詳しい説明は以下にて行っています。Notionの画面構成
![[コラム]「プロパティには何を入れるべきか」に答えます。](https://www.notion.so/icons/clipping_gray.svg?mode=light){kind=icon}
[コラム]「プロパティには何を入れるべきか」に答えます。
繰り返しになりますが、データベースはデータを入れていき、目的に合わせてデータ表示する道具です。
- フィルターや並び替えで使用するなら、
- ひと目で見えるような形にするなら、（プロパティにいれておかないとページを開かないと確認できないので）
プロパティにいれるべきです。そうではないのならば、データベースのページ内部に書くという使い方でもOKです。
実践スペース
テキスト、日付、数字、ステータスを追加してみましょう。
※プロパティに関する細かな設定は、列の先頭をクリックした後
「プロパティを編集」から行うことができます。ビュー：各ビューでの主要な設定
説明
ビューごとで様々な細かい設定をすることができます。
ビューごとの細かい設定は多いように思えますが、全て同じ場所で確認できるので安心です。
1️⃣ どのビューにもある設定
- ページの開き方を調整することができます。
- データベースのタイトルの表示・非表示を設定することができます。
2️⃣ テーブルビューにある設定
表形式だからこその細かい設定があります。
- 全ての全ての列の折返し
- 縦線の表示・非表示
3️⃣ ギャラリービュー・ボードビューにある設定
画像がたくさん並ぶからこその細かい設定があります。
「カードプレビュー」・「カードサイズ」から、表示する画像やカードの大きさを設定することができます。
- ボードビューでは、
「グループ」よりどのプロパティでカテゴリ分けするかを設定することができます。
「画像を表示枠に合わせる」で、画像の大きさを調整することができます。
4️⃣タイムラインビューにある設定
「表示基準」より、タイムラインの表示をどの日付プロパティ
「テーブルを表示」・「テーブルのプロパティ」より、テーブルビューでありながらも左側に項目を出すことができます。
5️⃣カレンダービューにある設定
「カレンダーの表示基準」より、どこの日付を用いてカレンダーに表示するかを選べます。
「カレンダーの表示方法」より、月表示か週表示かを選択できます。
実際の画面の様子
「･･･」の「レイアウト」から設定が可能です。フィルター・並び替え：目的に合わせて表示するデータを調整
説明
プロパティごとで、フィルターをかけることや並び替えをすることができます。
複数条件などを記入する場合には、「高度なフィルターを選択」から行うことができます。
繰り返しになりますが、目的に合わせて表示するデータを限定することが大切です。
実際の画面の様子
ビューの応用的な設定：各ビューにてさらなる細かなビューの変更が可能
Notionの画面構成
今回はデータベースに限定せず、Notionの画面の原理原則を紹介します。Notionの画面構成にはきちんと理由があります。
1️⃣ ブロックの移動・変更は、ブロック右横の「︙︙」から行います。
「︙︙」から行います。
2️⃣ 新しいものの追加は「+」から行います。同じ粒度のものが追加されます。
「+」から行います。同じ粒度のものが追加されます。
3️⃣ 「･･･」は網羅的に設定を操作する際に使用します。
「･･･」は網羅的に設定を操作する際に使用します。
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実践スペース
Notionの操作操作_原理原則データベース
ここまででデータベースの構成要素まで含め、細かい設定を見てきました。
次のセクションでは応用的な部分に振れます。リレーション・ロールアップやグループ機能などのあったら良いなという機能を紹介します。